Firmenumzug
Was kostet mein Betriebsumzug?
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Ihre Angaben werden verschlüsselt übertragen und bei umzug-suche.de gespeichert und an professionelle Umzugsunternehmen weitergeleitet. Mit dem Absenden und Ausfüllen ihrer Daten erklären Sie sich damit einverstanden. Damit die jeweiligen Dienstleister ihnen individuelle Angebote erstellen und Rückfragen klären können, ist es notwendig Telefonnummer und E-Mail Adresse anzugeben. Ihre Daten werden vertraulich behandelt.
Inhaltsverzeichnis
- 1 Was kostet mein Betriebsumzug?
- 2 Adresse Ihres Auszugsortes
- 3 Ihr derzeitiger Wohnraum
- 4 Neue Anschrift
- 5 Angaben zu ihrem neuen Wohnraum
- 6 Erhalten Sie kostenlose & unverbindliche Angebote mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis.
- 7 Worauf Sie bei einem Firmenumzug achten müssen
- 8 Vorbereitende Planung vor dem Umzug der Firma
- 9 Betriebliche Umzüge zum Wochenende planen
- 10 Warum ist ein Umzugsunternehmen bzw. eine Spedition sinnvoll?
- 11 Umzugstipps auf einen Blick:
- 12 Umzugscheckliste, Checkliste für Firmenumzüge:
Firmenumzüge stellen für Betriebe eine große Herausforderung dar und verlangen höchstes Maß an Professionalität. Mit dem richtigen Know-How wird der Umzug schnell und unkompliziert über die Bühne gehen. Damit der Firmenumzug reibungslos verläuft braucht man eine frühzeitige Planung von einem Fachunternehmen, welches sich nicht nur um eine optimale Transportmöglichkeit kümmert, sondern auch eine mögliche Lagerung und andere unvorhergesehene Situationen mit einplant.
Vorbereitende Planung vor dem Umzug der Firma
Bereits bevor ein Büroumzug oder eine Standortverlagerung einer ganzen Firma stattfindet, braucht man im Voraus eine durchdachte Umzugsplanung. Für ein solches Vorhaben ist ein Umzugsmanagement Team sehr sinnvoll. Die Arbeiten des Umzugs fangen nämlich bereits vor der Firmenübersiedlung an. Was in ihrer Umzugsplanung nicht fehlen dürfte zeigen wir Ihnen.
Zunächst müssen innerbetriebliche Maßnahmen vor dem Firmenumzug ergriffen werden. Dazu zählt, dass man seine Mitarbeiter über den geplanten Umzug informiert. Ebenfalls muss man den Betriebsrat, falls einer vorhanden ist, darüber in Kenntnis setzen. In manchen Fällen kann es sein, dass die Distanz vom Wohnraum einiger Arbeitnehmer zur neuen Geschäftsstelle erheblich sein kann und ein Wohnortwechsel unvermeidbar wäre. Gibt es solche Fälle, muss man ebenfalls einkalkulieren wie die Fachkräfte zum neuen Standort gelangen sollen und ob ggf. ein Privatumzug für einige Angestellten in Frage käme, der wiederrum über das Unternehmen finanziert werden würde.
Am einfachsten wäre eine Mitarbeiterversammlung vor dem Firmenumzug zu planen, wo sich die gesamte Belegschaft austauschen kann und jeder seine Wünsche und Fragen rund um den Umzug stellen kann. Über ein Rundschreiben bzw. Rundmail kann man die Mitarbeiter am einfachsten informieren. Dies gilt sowohl für Einladungen für eine Gesprächsrunde, als auch für den aktuellen Stand der Umzugsplanungen.
Über den Betriebsumzug müssen auch Behörden, zuständige Kammern, verbände, Ämter wie das Finanzamt, Partnerunternehmen und Lieferanten informiert werden. Dazu zählen beispielsweise die IHK, das Finanzamt, das Jobcenter, Versicherungen, Genossenschaften, das Gewerbeamt ggf. die jeweilige Stadt, Geschäftspartner und andere Institutionen und Dienstleister. Hierfür eignet sich wiederrum eine Umzugscheckliste vorzubereiten, in der sowohl neu Anmeldungen, ummelden des Betriebs festgehalten werden.
Der Firmenumzug sollte als Projektumzug gehandhabt werden, damit nicht nur die Betriebsleistung dran arbeitet, sondern das gesamte Unternehmen. Als Firmenprojekt würde von jedem Mitarbeiter abverlangt, dass er sich in die Planung mit einbringt und man so nicht jeden einzelnen auffordert seine Aufgaben zu erledigen.
In den meisten Fällen sind mehr oder weniger große Renovierungsmaßnahmen der alten und neuen Gewerbeeinheit notwendig. Sowohl die Neugestaltung der neuen Büros und Räumlichkeiten als auch die Malerarbeiten der vorherigen Geschäftsräume.
Betriebliche Umzüge zum Wochenende planen
Damit ein zu hoher Arbeitsausfall vermieden wird, wäre es am sinnvollsten den Umzugstag auf ein Wochenende zu verlagern und ggf. wo noch Feiertage im Anschluss sind. Das Wochenende sorgt ebenfalls für einen arbeitsarmen Wochentag und erspart auch somit Lieferungsausfälle. Viele Umzug-Firmen empfehlen darum den Umzugstermin auf ein solches Wochenende zu setzen.
Bevor der Firmenumzug starten kann, muss man vorher aufgelistet haben, was für Umzugsgüter in Frage kämen. Damit die gesamte Einrichtungsgegenstände und Betriebsgeschäftsausstattung eingeplant werden kann, wäre es angebracht eine Art Inventur durchzuführen und jedem Mitarbeiter die Aufgabe zu erteilen eine eigene Liste anzufertigen, welche Unternehmensgegenstände mitgenommen werden müssten. Anschließend könnte ein Team dafür sorgen, dass alles in einer kompletten Liste festgehalten wird. Auf dieser Weise behalten Sie den Überblick über die gesamte Geschäftsausstattung.
Maschinen, Geräte wie Drucker die täglich verwendet werden, könnten zum Schluss transportiert werden. Andere Sachen wie gewisse Möbel in Besprechungsräumen, Pflanzen, ältere Akten und Ordner könnten vorab schon umgezogen werden. Diese Dinge lassen sich mit Absprache eines Umzugsunternehmen am besten klären. In gewissen Situationen wäre es auch angebracht, alte Gegenstände zu verkaufen und neue zu erwerben. Dies ist darum sinnvoll, da man sich eine erhebliche Summe an Transportkosten ersparen würde und diese wiederrum in neue Unternehmensgegenstände investieren könnte.
Neben dem Umzug der Firmengegenstände muss das Umzugsmanagement Team ebenfalls an die Neuaufteilung der Räume denken. Außerdem sollten Sie für die Netzwerkstruktur und –aufbau einen Spezialisten beauftragen, der die Unternehmens-IT problemlos und ohne Einschränkungen wiederherstellt. Damit wird verhindert, dass der Betrieb ins Stocken kommt und die gesamte Firmenbelegschaft schnell wieder in Arbeit kommt.
Warum ist ein Umzugsunternehmen bzw. eine Spedition sinnvoll?
Große Firmen sind auf die Unterstützung von professionellen Umzugsunternehmen angewiesen, da es meist an Erfahrung fehlt, alles fachgerecht durchzuführen. Außerdem ist eine solche Mammutaufgabe zu zweit viel besser abzufangen und man mit den täglichen Betriebsaufgaben schon recht ausgelastet ist. Ein Firmenumzug bringt einen enormen Organisations- und Zeitaufwand mit sich, den Sie nicht unterschätzen sollten. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Umzugsfirmen gegen etliche Schäden während des Umzugs, als auch den Transport versichert sind. Ein Unternehmen das einen Umzug selbstständig durchführen möchte, geht aus versicherungstechnischen Aspekten ein großes Risiko ein. Umzugsbetriebe haben dafür sowohl eine Betriebshaftpflichtversicherung, als auch eine Transportversicherung. Zudem sind die Umzugshelfer geübt in ihrer Aufgabe und können alles fachgerecht durchführen.
Sollte während des Umzugs etwas kaputt gehen, ist das Umzugsgut bis zu 620 Euro je Kubikmeter versichert. Für teure Geräte oder Maschinen sollten Sie der Umzugsfirma mitteilen, dass eine zusätzliche Versicherung notwendig ist, die die Schadenssumer deutlich erhöht aber generell nicht viel mehr kostet.
Einige Kosten können Sie bei der Umzugsvorbereitung dennoch sparen. Beispielsweise könnte man jeden Mitarbeiter darum bitten, alte Ordner und andere bruchfeste Arbeitsutensilien in Umzugskartons zu packen und vorzubereiten. Zwar wird dafür ein wenig Arbeitszeit beansprucht, jedoch ersparen Sie sich dadurch jedoch eine erhebliche Summe an Umzugskosten. Bei sensiblen Gegenständen sollen sie jedoch das Umzugsunternehmen einpacken lassen, denn sonst haften diese nicht für mögliche Beschädigungen.
Weitere Kostenersparnisse sind durch Entsorgung unnötiger und nicht verwendeter Büroeinrichtungsgegenstände möglich. Je weniger Umzugsgüter transportiert und auf- und abgeladen werden müssen, desto günstiger ist der gesamte Firmenumzug. Sollte man nur ein kleines Unternehmen haben empfiehlt es sich einen Transporter zu mieten und den Umzug selbst in die Hand zu nehmen.
Umzugstipps auf einen Blick:
- Ein Team zusammenstellen: interne und Umzugsunternehmen Mitarbeiter die in ständigen Kontakt sind
- Umzugscheckliste führen
- Umzugsgüter inventieren
- Planung mit Spedition ausführlich besprechen
- Maßnahmen vor und nach dem Firmenumzug bedenken
- Finanzamt, Gewerbeamt, Geschäftspartner, Mitarbeiter etc. rechtzeitig Bescheid geben
- Renovierungsarbeiten sowohl an der alten als auch neuen Räumlichkeiten
- Gestaltung und Aufteilung der neuen Räumlichkeiten des neuen Firmensitz einplanen
- Bereitstellung von Umzugskartons vom Umzugsunternehmen anfordern
- Jeden Mitarbeiter auffordern eine eigene Checkliste bzw. eine Umzugscheckliste zu führen
- Alte Möbel , Akten und unbrauchbare Dinge vor dem Umzug entsorgen
- Umzugstag sinnvoll wählen
- Umzugskosten von der Spedition als Festpreis anfordern und keinen eigenen Umzugskostenrechner verwenden
- Möglichen Mitarbeiterumzug mitbedenken
Weitere professionelle Umzugstipps für einen Firmenumzug erhält man der Umzugsfirma. Eine barrierefreie Kommunikation vor und während des Umzugs ist für Firmenumzüge besonders wichtig. Wünsche, Anregungen und wichtige Informationen sollten vor dem Umzug geklärt sein. Eine gute Umzugsplanung und eine Risikoprophylaxe sind wohl die besten Umzugstipps, die wir Ihnen mitgeben können. Vielleicht haben Sie auch Geschäftspartner die bereits einen Büroumzug hinter sich haben und ihnen diesbezüglich auch wertvolle Umzugstipps geben können.
Umzugskosten kann man auch zum größten Teil beim Finanzamt wieder geltend machen. Für ausführliche Informationen und wie viel Umzugskosten abgesetzt werden können, ist jedoch ein Steuerberater die bessere Instanz, den sie unbedingt rechtzeitig Bescheid geben sollten, die Firma beim Umzug zu begleiten. Dies sollten Sie unbedingt mit auf Ihre Umzugscheckliste aufnehmen und den Berater ggf. frühzeitig mit ins Boot nehmen.
Fazit:
Firmenumzüge benötigen eine Menge Vorarbeit und auch nach dem Umzug müssen viele Aufgaben wie schnellstmögliches ummelden und Behörden und Mitarbeiter informieren. Für einen Betriebs-, Büroumzug sollten sie unbedingt eine Spedition bzw. Umzugsunternehmen beauftragen, die bereits Erfahrungen mit Unternehmensumzügen hat. Suchen sie sich Ihre Umzugsfirma genau aus mit der Sie umziehen wollen und vergleichen sie mehrere Angebote. Aus Gründen des Versicherungsschutzes sollten Sie darum eine Spedition beauftragen, um im Ernstfall abgesichert zu sein.
Der Umfang bei einem Firmenumzug ist um einiges größer als das eines privaten Umzugs. Darum ist eine Firmenumzugs-Checkliste genau das richtige Leitfaden während des gesamten Unternehmensumzugs. Mit unserer Liste können Sie sich einen Umzugsberater ersparen.
Einige Monate vor dem Umzug
Angebote für Renovierungen und Umzug einholen
- Planung der Renovierungs-Aufgaben des alten und neuen Firmensitzes
- Handwerker Angebote vergleichen
- Speditionen die auf Firmenumzüge spezialisiert sind vergleichen und ggf. einen Auftrag erteilen
Zeitig in Kenntnis setzen
- Mitarbeiter
- Partnerunternehmen, Kunden
- Behörden, Versicherungsgesellschaften, Verbände usw.
Unternehmensdaten in Branchenbücher und Verzeichnissen erneuern
- Handelsregister Eintrag aktualisieren
- Branchenbücher wie Gelbe Seite, Telefonbuch und weitere Firmenadresse ändern lassen
- Online Daten anpassen
Versicherungen
- Versicherungen neu abschließen oder alte neu verhandeln
- Versicherungsgesellschaft über neue Firmenadresse informieren
IT, EDV und Software
- Spezialisten suchen, um das Netzwerk ordnungsgemäß wiederherzustellen
- Technik und Software auf Aktualität prüfen
Nachsendeantrag bei der Post
- Mit einem Nachsendeauftrag bekommt man auch Post die an die alte Firmierung gerichtet sind
Prioritäten der Räumlichkeiten festlegen
- Die wichtigsten Räume zuerst räumen lassen
Kontakt zur Spedition
- Klären ob ggf. weiteres Fachpersonal benötigt wird die beispielsweise für Montage und Demontage zuständig sind.
- Fragen ob Kostenlose Bereitstellung von Verpackungsmaterial möglich ist. Ansonsten Kaufen von Noppenfolie, Umzugskartons und Umzugskisten, Seidenpapier, Umzugsdecken, Gurte etc.
- Ist eine Halteverbotszone oder sogar gleich zwei Zonen notwendig (dafür könnte man auch eine Mobile Halteverbotszonen verwenden)
Altes aussortieren
- Akten die die gesetzliche Aufbewahrungsfirst überschritten haben für eine Entsorgung in Betracht ziehen.
- Ältere Geschäftsmöbel durch später neue ersetzen
Zeitschriften- und Zeitungsabos kündigen oder ummelden
Reinigungsunternehmen für alte und neue Räumlichkeiten finden
Alte Firmenanschrift
- Umzugsgüter in einem Inventar auflisten
- Mietverträge zeitig kündigen (Frist beachten)
- Energieversorger fürs Ablesen der Zählerstände einladen
Neue Firma
- Möbel und Geschäftsausstattung bestellen
- Fachunternehmen für die EDV Anlage und Firmennetzwerk suchen
- Neue Firmierung auf dem Briefpapier
1-2 Wochen vor dem Umzug
Allgemeines
- Checkliste für externe Firmen anlegen und durchgehen (Status prüfen ob Aufträge zugestimmt wurden).
- Heizkostenabrechnung klären
- Treffen mit vorherigen Vermieter arrangieren und Übergabeprotokoll anfertigen
- Rückgabe von Schlüssel der gesamten Unternehmensbelegschaft
- Zählerstände beider Standorte ablesen lassen und notieren
- Broschüren mit Infos für alte und neue Nachbarn
- Möbel und Kartons beschriften
- Geschäftsbriefe mit neuer Firmierung anfertigen
- Protokollierung der neuen Firmenräume zusammen mit dem neuen Vermieter festhalten
- Neue Räume putzen lassen
Eine Tag noch
- Protokoll über mögliche Beschädigungen an Gebäude, Treppengeländer etc. mit den jeweiligen Vermietern
- Auf vergessene Gegenstände und Möbel prüfen
- Reinigung der Räume der vormaligen Firma
- Übergabeprotokoll an alten Vermieter aushändigen
Die Tage nach dem Umzug
- Rechnungen und Belege rund um den Umzug für Steuererklärung aufbewahren
- Ein Rundschreiben an Mitarbeiter über erfolgreichen Umzug und ggf. um Reklamation seitens der Mitarbeiter
- Prüfen ob alles wieder eingetroffen ist, anhand der Inventarliste
- Feedback von Mitarbeitern holen
- Verursachte Schadensfälle während des Transport bzw. Auf- und Abladens der Speditionsfirma mitteilen
- Mögliche Einweihungsfeier planen